Mluvili jsme s organizátory, kteří odeslali potvrzení registrace měsíc předem a víc kapacitu nekontrolovali. Na jejich akce dorazilo o 30 až 80 procent více nebo méně lidí, než čekali.

Dvojnásobek hostů bez míst

Filip Krejčí měl 40 potvrzených registrací na workshop. Objednal prostor pro 45 lidí a vytiskl 40 materiálů. Dorazilo 68 účastníků – někteří si přivedli kolegy, jiní zapomněli na registraci a přišli rovnou.

Neměl kde je posadit ani co jim dát do ruky. Polovina lidí stála nebo seděla na zemi, sdíleli materiály ve třech. Workshop skončil o hodinu dřív, protože Filip nevydržel improvizovat program pro dvojnásobek kapacity.

Polovina míst prázdných

Veronika Říhová poslala pozvánky 100 lidem, dostala 60 potvrzení. Objednala sál a catering pro 60. Dorazilo 32 účastníků. Zbylé jídlo a polovina prostoru zůstaly nevyužité – a zaplacené.

Dnes posílá připomenutí tři dny a den před akcí s prosbou o potvrzení účasti. Odhlásí se 20 až 30 procent registrovaných – a ona má reálný odhad.

Kontrola den předem

Tomáš Vávra teď kontaktuje účastníky den před akcí. Pošle zprávu s dotazem: Přijdete zítra. Odpověď dostane od 80 procent lidí do šesti hodin. Podle toho upraví počet židlí a množství občerstvení.

Jeho míra plýtvání klesla o polovinu a nikdy neměl situaci, kdy by musel odmítnout účastníka kvůli nedostatku místa.