Mluvili jsme s lidmi, kteří uzavřeli dohodu s jedním dodavatelem a nevytvořili si záložní varianty. Když jejich kontakt odřekl týden nebo den před akcí, neměli koho zavolat.

Catering, který nepřijel

Zdeněk Hálek domluvil catering pro 50 lidí tři týdny předem. Zaplatil zálohu, potvrdil termín, odškrtl položku ze seznamu. Čtyři dny před akcí mu dodavatel napsal, že má nemoc v rodině a nemůže dodávku zajistit.

Zdeněk hledal náhradu dva dny. Našel firmu, která měla kapacitu – za dvojnásobnou cenu a s omezeným menu. Akce proběhla, ale přišel o polovic rozpočtu na občerstvení.

Od té doby má kontakty na tři různé dodavatele a potvrzuje termíny dva dny předem.

Prostor, který se neotevřel

Klára Horáková si rezervovala prostor u soukromého pronajímatele. Den před akcí jí přestal brát telefon. Přijela na místo hodinu před začátkem – zamčeno, nikdo neodpovídá.

Volala dalších 15 míst, všechna byla obsazená na daný termín. Akci zrušila čtyři hodiny předem přes sociální sítě, část účastníků se nedozvěděla a přijela zbytečně.

Záloha jako pojistka

Rostislav Beneš dnes pracuje se dvěma dodavateli na každou klíčovou položku. První má potvrzenou dohodu, druhý má předběžnou rezervaci s možností zrušení tři dny předem. Stálo ho to dvě hodiny práce navíc při plánování – a ušetřilo jednu zrušenou akci, když první dodavatel onemocněl.